Accesarea fondurilor europene sau naționale vine cu o mare oportunitate: finanțarea dezvoltării afacerii tale. Dar odată cu această oportunitate, apare și o responsabilitate majoră – respectarea regulilor de achiziții pentru beneficiarii privați. Dacă greșești, riști corecții financiare, pierderea fondurilor sau chiar anularea proiectului.
Iată 7 greșeli frecvente pe care să le eviți, ca să te asiguri că ești pe drumul corect:
1. Lansarea prematură a achiziției
Una dintre cele mai grave greșeli este inițierea procedurii de achiziție înainte de semnarea contractului de finanțare. Mulți beneficiari se grăbesc să câștige timp, dar în realitate pot pierde toată finanțarea dacă demarează proceduri înainte ca proiectul să fie eligibil.
Soluția: Așteaptă aprobarea proiectului și semnarea contractului înainte de orice achiziție.
2. Lipsa unei planificări detaliate
Fără un plan clar, achizițiile pot deveni haotice și neconforme. Lipsa unei programări a achizițiilor, cu estimarea corectă a valorii și stabilirea calendarului, duce la întârzieri și la nerespectarea bugetului.
Soluția: Include în planul de achiziții toate informațiile cerute de ghidul aplicantului și actualizează-l ori de câte ori este nevoie.
3. Lipsa publicității sau publicitate incorectă
Beneficiarii privați trebuie să respecte obligațiile de publicitate (ex: postarea pe site-ul propriu, în sistemul MySMIS sau alte platforme). O publicitate greșită sau insuficientă duce la anularea procedurii. Soluția: Respectă întocmai cerințele privind publicitatea prevăzute în Ghidul solicitantului și în instrucțiunile AM/OIR.
4. Documentație incompletă sau discriminatorei
Formularea cerințelor tehnice care favorizează un anumit furnizor sau care sunt neclare/incomplete poate duce la contestații sau corecții financiare.
Soluția: Redactează documentația de achiziție cu grijă, evitând formulări restrictive sau ambigue. Apelează la consultanță dacă este nevoie.
5. Evaluarea netransparentă a ofertelor
Orice decizie de evaluare trebuie să fie clar justificată. Lipsa unui proces clar, obiectiv și documentat poate ridica suspiciuni și atrage sancțiuni.
Soluția: Stabilește dinainte criteriile de evaluare și aplică-le uniform. Asigură-te că procesul este documentat complet.
6. Lipsa dovezilor privind transmiterea/primirea ofertelor
Mulți beneficiari nu păstrează dovada clară că au primit ofertele în termen sau că au comunicat corect cu ofertanții. Acest lucru poate fi interpretat ca lipsă de transparență.
Soluția: Folosește metode clare și verificabile de transmitere și recepționare a documentelor (ex: e-mail cu confirmare, registru de intrări etc.).
7. Nerespectarea termenelor sau procedurilor post-achiziție
Chiar și după atribuirea contractului, pot apărea greșeli: lipsa semnării contractului în termen, modificări nepermise ale contractului sau lipsa documentelor justificative.
Soluția: Urmărește cu atenție întregul ciclu de achiziție, inclusiv implementarea contractului. Păstrează toate documentele justificative.
Concluzie
Achizițiile pentru beneficiarii privați nu sunt doar o formalitate. Ele sunt o parte esențială a implementării proiectului și trebuie tratate cu profesionalism. Ghidurile aplicantului oferă o bază, dar cheia este atenția la detalii și consultarea periodică a cerințelor actualizate.
Un pas greșit poate costa mult – nu doar bani, ci și încrederea în proiectul tău. Fii informat, planifică atent și cere ajutor specializat atunci când este nevoie. Informarea continuă, planificarea detaliată și apelarea la expertiză specializată, acolo unde este cazul, pot face diferența între un proiect de succes și unul compromis.
Daca sunteti autoritatea contractanta sau operator economic si aveti nevoie de consultanță în achiziții publice sau de expertiza unui expert cooptat in domeniul juridic, financiar si tehnic in cadrul procedurilor de achizitii publice, ne puteti contacta pe adresa de email: office@consultanta-achizitii.com.
