Instituțiile publice trebuie să respecte un cadru legal riguros atunci când realizează achiziții publice. Deși par formale, aceste proceduri pot deveni un adevărat test de profesionalism și conformitate. Ghidurile în materie oferă îndrumare, dar realitatea demonstrează că multe greșeli apar tocmai din lipsa de atenție la detalii sau din neînțelegerea normelor.
Pentru a evita corecții financiare, anularea contractelor sau blocarea proiectelor, iată 7 greșeli frecvente în procesul de achiziții publice, pe care instituțiile publice trebuie să le aibă în vedere:
1. Lipsa planificării clare a achizițiilor publice
Una dintre cele mai frecvente greșeli este absența unui plan anual de achiziții publice corect și realist. Un plan superficial sau incomplet poate conduce la întârzieri majore în implementarea proiectului și chiar la imposibilitatea respectării angajamentelor asumate prin contractul de finanțare.
Recomandare: întocmește un plan de achiziții publice detaliat, corelat cu graficul de implementare și actualizează-l periodic.
2. Estimarea incorectă a valorii achiziției
Valoarea estimată stă la baza alegerii procedurii de achiziții publice. Dacă aceasta este subevaluată sau supraevaluată, există riscul alegerii unei proceduri neconforme, ceea ce duce la anularea achiziției sau aplicarea de corecții.
Recomandare: bazează estimarea valorii pe studii de piață recente și documentate, conform cerințelor ghidului aplicantului și legislației în vigoare.
3. Alegerea eronată a procedurii de achiziții
O altă greșeală gravă este aplicarea unei proceduri incorecte, în special în cazul achizițiilor directe sau simplificate. De asemenea, în cazul proiectelor finanțate din surse mixte – fonduri europene și/sau bugetul de stat –instituțiile publice neglijează uneori consultarea atentă a Ghidului beneficiarului, care poate impune cerințe suplimentare sau mai stricte decât cele prevăzute de legislația națională în domeniul achizițiilor publice. Ignorarea acestor prevederi specifice poate conduce la nereguli în derularea procedurilor și, implicit, la aplicarea de corecții financiare.
Recomandare: verifică întotdeauna cerințele specifice și asigură-te că procedura aplicată este cea corespunzătoare pragului valoric și tipului de achiziție.
4. Cerințe restrictive în documentația de atribuire
În cadrul achizițiilor publice, cerințele din caietul de sarcini trebuie să fie clare, obiective și nediscriminatorii. Cerințele exagerate, formulate vag sau care favorizează un anumit operator economic sunt o cauză frecventă de contestații și sancțiuni.
Recomandare: redactează documentația de atribuire cu ajutorul specialiștilor în achiziții publice și evită orice formulare care ar putea fi interpretată ca restrictivă.
5. Lipsa transparenței și publicității
Orice procedură de achiziții publice trebuie să fie transparentă și corect comunicată. Omiterea publicării în SEAP sau pe alte canale cerute de ghidul finanțatorului atrage neconformități grave.
Recomandare: verifică dacă ai respectat toate canalele și termenele de publicitate prevăzute, inclusiv cele suplimentare cerute de programul de finanțare.
6. Evaluarea superficială a ofertelor
Comisiile de evaluare din instituțiile publice, deseori insuficient instruite, pot comite erori în interpretarea criteriilor sau în aplicarea punctajelor. Acest lucru duce la contestații, reevaluări sau chiar anularea procedurii.
Recomandare: asigură-te că membrii comisiei cunosc metodologia de evaluare și că toate deciziile sunt justificate documentat.
7. Lipsa documentării procedurii
Una dintre cele mai ignorate obligații în achizițiile publice este documentarea completă a procesului. Fără un dosar al achiziției care să conțină toate etapele – de la inițiere până la semnarea contractului – autoritățile de control pot considera procedura neconformă.
Recomandare: păstrează toate documentele justificative, inclusiv procese-verbale, comunicări, clarificări și dovada publicității.
Concluzie
Pentru o instituție publică, implementarea cu succes a unui proiect nu înseamnă doar obținerea finanțării, ci și gestionarea corectă a achizițiilor publice. Ghidul aplicantului este un instrument util, dar insuficient în lipsa unei abordări atente, bine documentate și profesioniste.
Greșelile în achizițiile publice nu sunt doar birocratice – ele pot costa bani reali și pot pune în pericol întreaga investiție. De aceea, este esențial ca instituțiile să investească în pregătirea personalului și, acolo unde este cazul, să colaboreze cu experți în domeniu.
Daca sunteti autoritatea contractanta sau operator economic si aveti nevoie de consultanță în achiziții publice sau de expertiza unui expert cooptat in domeniul juridic, financiar si tehnic in cadrul procedurilor de achizitii publice, ne puteti contacta pe adresa de email: office@consultanta-achizitii.com.
